Zawiadomienie o zwołaniu XVI Nadzwyczajnego Walne Zgromadzenia Członków SABI

Szanowni Państwo, 

Na podstawie §24 ust. 3 pkt. 5 Statutu SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych, Zarząd SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych zwołuje XVI Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie członków SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych, w dniu 10 grudnia 2020 r. (czwartek), w siedzibie SABI, al. Jana Pawła II 34 lok. 6 w Warszawie, które zostanie przeprowadzone przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (ON-LINE), o godz. 17.30.

W związku z wprowadzeniem i obowiązywaniem stanu epidemii, na podstawie art. 10 ust. 1b – 1e ustawy Prawo o stowarzyszeniach[1][1] Zarząd postanowił o przeprowadzeniu XVI Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia członków SABI w sposób umożliwiający wzięcie udziału członkom w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zarząd nie przewiduje możliwości udziału stacjonarnego ze względu na ograniczenia w zakresie gromadzenia się wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Porządek obrad:

1.      Otwarcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
2.      Wybór przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
3.      Wybór Komisji wniosków i protokolanta Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
4.      Przedstawienie zmian w Statucie Stowarzyszenia – załączono projekt uchwały.
5.      Dyskusja dotycząca zmian w Statucie Stowarzyszenia.
6.      Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia zmian w Statucie Stowarzyszenia.
7.      Zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.


Prosimy o potwierdzenie obecności na Walnym Zgromadzeniu najpóźniej do poniedziałku, 7 grudnia br., do godz. 11.00. lub o przesłanie informacji o udzielonym pełnomocnictwie (wraz z podaniem numeru telefonu oraz adresu e-mail Pełnomocnika ). Jeżeli nie wezmą Państwo udziału w Zgromadzeniu oraz nie będą przekazywali nikomu swojego pełnomocnictwa również prosimy o taką informację.

W sytuacji uniemożliwiającej obecność na Zgromadzeniu, prosimy o wyznaczenie pełnomocników i przesłanie dla nich pełnomocnictw na adres info@sabi.org.pl, najpóźniej do dnia 10 grudnia br., do godz. 16.00.

W załączeniu przesyłamy nowy druk pełnomocnictwa oraz wzór instrukcji głosowania. Udzielając pełnomocnictwa, mocodawca ma prawo poinstruować swojego pełnomocnika w kwestii tego, jak ma głosować podczas Zgromadzenia. Instrukcję, udzielaną w odrębnym dokumencie, należy przekazać pełnomocnikowi wraz z pełnomocnictwem. Instrukcja głosowania jest dokumentem poufnym, którego treść powinna być znana wyłącznie mocodawcy i pełnomocnikowi, prosimy zatem nie przekazywać jej nikomu.

Informacja o sposobie uczestnictwa w NWZ z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej:

1.  SABI prześle członkowi SABI lub jego Pełnomocnikowi, nie później niż do 9 grudnia br., do końca dnia, na podany przez członka SABI adres email wskazany do korespondencji z SABI szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w NWZ zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia do udziału w NWZ zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wiadomość będzie zawierała także link do resetowania hasła.
Ze względów bezpieczeństwa zaleca się zresetowanie hasła otrzymanego w powiadomieniu.

2. Otrzymane od SABI hasło startowe członka SABI do platformy informatycznej dedykowanej do udziału zdalnego w NWZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy. Dla zachowania zasad bezpieczeństwa i poufności w posługiwaniu się platformą członek SABI lub jego Pełnomocnik musi zmienić powyższe hasło na swoje własne, w sposób opisany w instrukcji przesłanej wraz z loginem i hasłem startowym.

3. W dniu 3 grudnia br., w godzinach od 18.30 do 19.00., członkowie SABI i ich Pełnomocnicy będą mieli możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania platformy informatycznej dedykowanej do udziału w NWZ zdalnie jak również kompatybilności tej platformy z używanym przez siebie w tym celu sprzętem komputerowym, oprogramowaniem tego sprzętu oraz łącza internetowego, z którego będą korzystać w trakcie obrad NWZ oraz zapoznać się z zasadami funkcjonowania platformy.

4.  W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy w trakcie trwania obrad NWZ członek SABI lub jego Pełnomocnik będzie mógł skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego (tel.: 538 439 142) dostępnego na godzinę przed rozpoczęciem NWZ i działającego do chwili zakończenia obrad lub też zgłosić te problemy drogą korespondencyjną na adres SABI: info@sabi.org.pl.



Informacja o sposobie wykonywania głosu:

1.  Głosowania będą przeprowadzana zgodnie z wyżej wskazanym porządkiem obrad poprzez platformę WZA24. Dokładne instrukcje rejestracji do platformy oraz udziału w głosowaniach zostaną przesłane w oddzielnej wiadomości.

2. Użytkownicy do systemu mają dostęp za pomocą strony  https://app.wza24.pl/

3. Aplikację można też pobrać bezpośrednio z serwera WZA24. W tym celu na tablecie lub smartfonie, należy uruchomić przeglądarkę i wprowadzić adres:  https://wza24.pl/aplikacja.apk. Spowoduje to pobranie pliku instalacyjnego WZA24. Po jego uruchomieniu aplikacja zostanie zainstalowana na urządzeniu.

UWAGA! W niektórych przypadkach instalacja aplikacji z naszego serwera może być niemożliwa przy domyślnych ustawieniach systemu Android, gdyż urządzenia mogą blokować instalację aplikacji spoza sklepu Google Play. W takim przypadku w Ustawieniach urządzenia, w sekcji Zabezpieczenia, należy chwilowo umożliwić instalację z nieznanych źródeł. Po instalacji dla bezpieczeństwa, należy przywrócić to ustawienie.

4. Po wejściu na stronę lub uruchomieniu aplikacji pojawi się okno logowania, gdzie należy wprowadzić dane do systemu uzyskane od SABI. Ze względów bezpieczeństwa sugerujemy zmianę otrzymanego hasła: Link do resetowania hasła w WZA24: https://app.wza24.pl/changepassword

5. Po zalogowaniu na ekranie urządzenia pojawi się lista dostępnych posiedzeń.

6. Głosowania uruchamiane są przez SABI, zgodnie z porządkiem obrad. Przyciski do głosowania pojawią na ekranie urządzeń automatycznie.

7.  Po uruchomieniu głosowania, w określonym czasie (max. 5 min.), uczestnicy mają prawo oddania głosu.

8.  Po zakończeniu głosowania, jest ono zamykane. Następuje kontynuacja przeprowadzania NWZ.



Wymagania techniczne platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

1.  W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy dysponować:

a. łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 1 Mbps (stała przepustowość w czasie korzystania z platformy),

b. komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows lub macOS z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: IE, Firefox, Chrome lub Safari (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet) oraz wtyczką Adobe Flash Player (do ewentualnego pobrania darmowo ze strony producenta tego oprogramowania). Dodatkowo musi być uruchomiona w danej przeglądarce obsługa JavaScript (są to ustawienia standardowe przeglądarek).

2. Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek mogą powodować utrudnienia lub uniemożliwiać komunikację z salą obrad Walnego Zgromadzenia, opóźniać przekaz lub uniemożliwić oddanie głosów.

3. W czasie korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znaczący obciążających komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.



——————————————————————-

[1][1] 1b.  Możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.

1c.  Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach władzy stowarzyszenia odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:

1) transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;

2) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad;

3) wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.

1d.  Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na oraz poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może podlegać odmiennym uregulowaniom w tym ograniczeniom w statucie stowarzyszenia. Statut stowarzyszenia może też wprost wyłączyć możliwość stosowania powyższych przepisów w stowarzyszeniu.

1e.  Rozwiązania, o których mowa w ust. 1a-1d, stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.