Zawiadomienie o zwołaniu XVII Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków SABI

TRWA PRZERWA W OBRADACH DO 10.06.2021., DO GODZ. 17.00.

JEŻELI JESZCZE NIE PRZEKAZAŁEŚ PEŁNOMOCNICTWA, ZAREJESTRUJ JE NA STRONIE:
https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx…

Szanowni Państwo, 

Na podstawie §24 ust. 3 pkt. 5 Statutu SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych, Zarząd SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych zwołuje XVII Zwyczajne Walne Zgromadzenie członków SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych, na dzień 27 maja 2021 r., w siedzibie SABI, al. Jana Pawła II 34 lok. 6 w Warszawie, które zostanie przeprowadzone przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (ON-LINE: z wykorzystaniem ClickMeeting i WZA24):

o godz. 17.00w I terminie;
o godz. 17.30w II terminie, w którym na podstawie §23 ust. 13 Statutu Stowarzyszenia, nie będzie stosowany wymóg kworum na tym Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu (dalej: Walne Zgromadzenia, Zgromadzenie, ZWZ).

W związku z wprowadzeniem i obowiązywaniem stanu epidemii, na podstawie art. 10 ust. 1b – 1e ustawy Prawo o stowarzyszeniach [1][1] Zarząd postanowił o przeprowadzeniu XVII Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia członków SABI w sposób umożliwiający wzięcie udziału członkom w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zarząd nie przewiduje możliwości udziału stacjonarnego ze względu na ograniczenia w zakresie gromadzenia się wynikające z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
 

Porządek obrad:

1. Otwarcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
2. Wybór przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
3. Wybór Komisji wniosków i protokolanta Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
4. Zaprezentowanie sprawozdania Zarządu z działalności SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych oraz sprawozdania finansowego [1] [2] Stowarzyszenia za 2020 rok.
5. Zaprezentowanie sprawozdania Komisji Rewizyjnej wraz z wnioskiem w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych w 2020 r., sprawozdania finansowego Stowarzyszenia za rok 2020 oraz udzielenia Zarządowi absolutorium.
6.   Dyskusja i zgłaszanie wniosków do Komisji wniosków.
7. Omówienie prac Rady Naukowej SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych.
8. Omówienie aktualnych aktywności CEDPO.
9. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia sprawozdania Zarządu z działalności SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych w roku 2020.
10. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia sprawozdania finansowego SABI – Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych za rok obrotowy 2020.
11. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia sprawozdania Komisji Rewizyjnej.
12. Podjęcie uchwały w sprawie udzielenia absolutorium Zarządowi.
13. Przedstawienie zmian w Statucie Stowarzyszenia – załączono projekt Statutu.
14. Dyskusja dotycząca zmian w Statucie Stowarzyszenia.
15. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia zmian w Statucie Stowarzyszenia – załączono projekt uchwały.
16. Podjęcie uchwał w sprawie przyjęcia wniosków dotyczących działalności Stowarzyszenia.
17. Zamknięcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Prosimy o zadeklarowanie obecności na Walnym Zgromadzeniu najpóźniej, 25 maja br. lub o przesłanie pełnomocnictwa (skan dokumentu z podpisem wraz z podaniem adresu e-mail Pełnomocnika) albo informacji o udzielonym pełnomocnictwie. Jeżeli nie wezmą Państwo udziału w Zgromadzeniu oraz nie będą przekazywali nikomu swojego pełnomocnictwa również prosimy o taką informację.  Takie działanie pozwoli nam oszacować liczbę członków na WZ.

Jeżeli mają Państwo problem z wyznaczeniem innego Członka na pełnomocnika, możecie wystawić pełnomocnictwo na jednego z Członków Zarządu SABI lub p. Aleksandrę Jarzębską, prowadzącą Sekretariat Stowarzyszenia. Wyznaczenie pełnomocnika nie oznacza, że nie będzie można wziąć osobistego udziału w WZ.

W sytuacji uniemożliwiającej obecność na Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, prosimy o wyznaczenie pełnomocników i przesłanie dla nich pełnomocnictw na adres siedziby Stowarzyszenia lub dostarczenie skanu pełnomocnictwa, najpóźniej do dnia 26 maja br.  

  • Osoby, które przesłały już swoje pełnomocnictwo, nie muszę tego robić ponownie.
  • Członkowie SABI, którzy nie opłacili składki także prosimy o aktywny udział (osobiście lub przez pełnomocnika) w Walnym Zgromadzeniu. Każdy głos jest ważny.

Poniżej znajduje się druk pełnomocnictwa oraz wzór instrukcji głosowania. Udzielając pełnomocnictwa, mocodawca ma prawo poinstruować swojego pełnomocnika w kwestii tego, jak ma głosować podczas Zgromadzenia. Instrukcję, udzielaną w odrębnym dokumencie, należy przekazać pełnomocnikowi wraz z pełnomocnictwem. Instrukcja głosowania jest dokumentem poufnym, którego treść powinna być znana wyłącznie mocodawcy i pełnomocnikowi, prosimy zatem nie przekazywać jej nikomu innemu.

Dokumenty dostępne są także na stronie: https://sabi.org.pl/pobierz-druk-pelnomocnictwa/ oraz w zasobach SABI w MS Teams.

Informacja o sposobie uczestnictwa w WZ z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej:

1.  SABI prześle członkowi Stowarzyszenia lub jego Pełnomocnikowi, nie później niż do 26 maja br., do końca dnia, na podany przez członka SABI adres email wskazany do korespondencji z SABI szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w WZ zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia do udziału w WZ zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wiadomość będzie zawierała także link do resetowania hasła.
Ze względów bezpieczeństwa zaleca się zresetowanie hasła otrzymanego w powiadomieniu.

2. Otrzymane od SABI hasło startowe członka SABI do platformy informatycznej dedykowanej do udziału zdalnego w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy. Dla zachowania zasad bezpieczeństwa i poufności w posługiwaniu się platformą członek SABI lub jego Pełnomocnik powinien zmienić powyższe hasło na swoje własne, w sposób opisany w instrukcji przesłanej wraz z loginem i hasłem startowym.

3. W dniu 26 maja br., w godzinach od 16.30 do 17.00., członkowie SABI i ich Pełnomocnicy będą mieli możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania platformy informatycznej dedykowanej do udziału w WZ zdalnie jak również kompatybilności tej platformy z używanym przez siebie w tym celu sprzętem komputerowym, oprogramowaniem tego sprzętu oraz łącza internetowego, z którego będą korzystać w trakcie obrad WZ oraz zapoznać się z zasadami funkcjonowania platformy.

4.  W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy w trakcie trwania obrad WZ członek SABI lub jego Pełnomocnik będzie mógł skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego (tel.: 538 439 142) dostępnego na godzinę przed rozpoczęciem WZ i działającego do chwili zakończenia obrad lub też zgłosić te problemy drogą korespondencyjną na adres SABI: info@sabi.org.pl.



Informacja o sposobie wykonywania głosu:

1.  Głosowania będą przeprowadzana zgodnie z wyżej wskazanym porządkiem obrad poprzez platformę WZA24. Dokładne instrukcje rejestracji do platformy oraz udziału w głosowaniach zostaną przesłane w oddzielnej wiadomości.

2. Użytkownicy do systemu mają dostęp za pomocą strony  https://app.wza24.pl/

3. Aplikację można też pobrać bezpośrednio z serwera WZA24. W tym celu na tablecie lub smartfonie, należy uruchomić przeglądarkę i wprowadzić adres:  https://wza24.pl/aplikacja.apk. Spowoduje to pobranie pliku instalacyjnego WZA24. Po jego uruchomieniu aplikacja zostanie zainstalowana na urządzeniu.

UWAGA! W niektórych przypadkach instalacja aplikacji z naszego serwera może być niemożliwa przy domyślnych ustawieniach systemu Android, gdyż urządzenia mogą blokować instalację aplikacji spoza sklepu Google Play. W takim przypadku w Ustawieniach urządzenia, w sekcji Zabezpieczenia, należy chwilowo umożliwić instalację z nieznanych źródeł. Po instalacji dla bezpieczeństwa, należy przywrócić to ustawienie.

4. Po wejściu na stronę lub uruchomieniu aplikacji pojawi się okno logowania, gdzie należy wprowadzić dane do systemu uzyskane od SABI. Ze względów bezpieczeństwa sugerujemy zmianę otrzymanego hasła: Link do resetowania hasła w WZA24: https://app.wza24.pl/changepassword

5. Po zalogowaniu na ekranie urządzenia pojawi się lista dostępnych posiedzeń.

6. Głosowania uruchamiane są przez SABI, zgodnie z porządkiem obrad. Przyciski do głosowania pojawią na ekranie urządzeń automatycznie.

7.  Po uruchomieniu głosowania, w określonym czasie (max. 5 min.), uczestnicy mają prawo oddania głosu.

8.  Po zakończeniu głosowania, jest ono zamykane. Następuje kontynuacja przeprowadzania NWZ.


Wymagania techniczne platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

1.  W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu zdalnie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy dysponować:

a. łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 1 Mbps (stała przepustowość w czasie korzystania z platformy),

b. komputerem z możliwością odtwarzania dźwięku i odbioru obrazu, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows lub macOS z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: IE, Firefox, Chrome lub Safari (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet) oraz wtyczką Adobe Flash Player (do ewentualnego pobrania darmowo ze strony producenta tego oprogramowania). Dodatkowo musi być uruchomiona w danej przeglądarce obsługa JavaScript (są to ustawienia standardowe przeglądarek).

2. Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek mogą powodować utrudnienia lub uniemożliwiać komunikację z salą obrad Walnego Zgromadzenia, opóźniać przekaz lub uniemożliwić oddanie głosów.

3. W czasie korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znaczący obciążających komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.



——————————————————————-

[1][1] 1b.  Możliwość udziału w posiedzeniu władz stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest wskazana w zawiadomieniu o tym zebraniu, zawierającym dokładny opis sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.

1c.  Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na posiedzeniach władzy stowarzyszenia odbywa się przy zapewnieniu co najmniej:

1) transmisji obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym;

2) dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad;

3) wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.

1d.  Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w głosowaniach na oraz poza posiedzeniami władz stowarzyszenia może podlegać odmiennym uregulowaniom w tym ograniczeniom w statucie stowarzyszenia. Statut stowarzyszenia może też wprost wyłączyć możliwość stosowania powyższych przepisów w stowarzyszeniu.

1e.  Rozwiązania, o których mowa w ust. 1a-1d, stosuje się w przypadku wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.


DO POBRANIA

Sprawozdanie z prac Zarządu
Sprawozdanie finansowe [1] [2]
Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej
Projekt Uchwały WZ 2021 zmiany w Statucie SABI
Statut SABI z naniesionymi zmianami
Pełnomocnictwo
Instrukcja głosowania – dokument nieobowiązkowy – mocodawca ma prawo poinstruować swojego pełnomocnika w kwestii tego, jak ma głosować podczas Zgromadzenia. Instrukcję, udzielaną w odrębnym dokumencie, należy przekazać pełnomocnikowi wraz z pełnomocnictwem. Instrukcja głosowania jest dokumentem poufnym, którego treść powinna być znana wyłącznie mocodawcy i pełnomocnikowi, prosimy zatem nie przekazywać jej nikomu innemu.